El Mantenimiento ISO del Sistema de Gestión Certificado o Acreditado (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, entre otros) no es tarea sencilla. Una vez conseguida la certificación o acreditación, empieza el verdadero reto: conservar la eficacia del sistema, cumplir los requisitos normativos y superar con éxito las auditorías externas año tras año.
- La importancia del mantenimiento ISO de un Sistema de Gestión Certificado
- Modalidad A: CONSULTORES ISO como responsables del Sistema de Gestión
- Modalidad B: CONSULTORES ISO como ayudantes del Responsable del Sistema
- Modalidad C: Mantenimiento Express
- ¿Por qué elegir a CONSULTORES ISO?
- Preguntas frecuentes (FAQ)
- Colaboradores para el mantenimiento ISO
- ¿Necesitas ayuda con el mantenimiento ISO?
En CONSULTORES ISO entendemos que muchas organizaciones, tras el esfuerzo inicial de implantación, se enfrentan a la dificultad de dar continuidad al sistema por falta de tiempo, recursos internos o experiencia. Por ello, ofrecemos un servicio especializado de mantenimiento ISO de sistemas de gestión, totalmente adaptable a las necesidades de cada empresa.
Este mantenimiento puede realizarse bajo tres modalidades principales:
- Como responsables del sistema de gestión (outsourcing total).
- Como ayudantes del responsable interno del sistema (apoyo parcial).
- Mantenimiento express (puesta a punto antes de la auditoría).
En este artículo descubrirá en detalle cómo funciona cada opción, cuáles son sus ventajas y cómo CONSULTORES ISO le garantiza la continuidad, eficacia y mejora continua de su sistema de gestión certificado o acreditado.
La importancia del mantenimiento ISO de un Sistema de Gestión Certificado
Un Sistema de Gestión ISO no es un conjunto de documentos que se guardan en una carpeta para mostrarlos en la auditoría. Es una herramienta viva, que debe estar actualizada, operativa y alineada con los objetivos de la organización.
Algunas razones clave por las que hacer el mantenimiento ISO del sistema es fundamental:
- Cumplimiento normativo continuo: Evita no conformidades graves que pongan en riesgo la certificación.
- Mejora del rendimiento: Los procesos documentados y seguidos correctamente aumentan la eficiencia.
- Reducción de riesgos: Detecta incidencias antes de que se conviertan en problemas mayores.
- Confianza de clientes y partes interesadas: Mantener la certificación demuestra compromiso con la calidad, el medio ambiente o la seguridad laboral.
- Preparación ante auditorías externas: Llegar sin sobresaltos ni improvisaciones al momento clave.
En la práctica, muchas organizaciones no disponen de tiempo suficiente para mantener actualizados los registros, controlar indicadores, gestionar acciones correctivas o preparar auditorías. Y aquí es donde CONSULTORES ISO marca la diferencia, y le ayuda a realizar el mantenimiento ISO.
Modalidad A: CONSULTORES ISO como responsables del Sistema de Gestión
La primera modalidad está diseñada para aquellas empresas que desean delegar completamente el mantenimiento del sistema de gestión en un equipo externo especializado.
¿Qué incluye esta opción de mantenimiento ISO?
- Elaboración y mantenimiento de registros no operativos.
Todos aquellos documentos, informes y controles administrativos que no forman parte de la operativa diaria serán gestionados por nosotros. - Apoyo en los registros operativos.
Trabajamos de la mano con el personal de la organización para integrar los procesos del sistema en la actividad habitual. - Visitas periódicas “in situ”.
Nos desplazamos a las instalaciones para realizar un seguimiento cercano del sistema, identificar posibles desviaciones y garantizar su correcta aplicación. - Auditoría interna completa.
Asumimos la planificación, ejecución y elaboración del informe de la auditoría interna obligatoria. - Acompañamiento en auditoría de certificación.
Estamos presentes durante la visita de la entidad certificadora para dar soporte, responder a los auditores y defender el sistema implantado. - Seguimiento mensual del sistema.
Reuniones periódicas de control, revisión de indicadores, resolución de incidencias y propuesta de mejoras.
Beneficios para la empresa
- Libera completamente al Responsable de Calidad o de Sistemas de Gestión de las tareas burocráticas.
- Permite centrarse en la actividad principal del negocio.
- Asegura que el sistema esté siempre actualizado y listo para auditorías.
- Reduce riesgos de pérdida de certificación por incumplimientos.
Esta modalidad es ideal para pymes y organizaciones con recursos internos limitados, que necesitan un socio experto que gestione el sistema de principio a fin.
Modalidad B: CONSULTORES ISO como ayudantes del Responsable del Sistema
En muchas organizaciones ya existe un responsable interno del sistema de gestión, pero no dispone del tiempo suficiente o necesita apoyo especializado para cumplir con todas las obligaciones normativas.
¿Qué incluye esta opción de mantenimiento ISO?
- Gestión de registros no operativos.
Nos encargamos de elaborar y mantener la documentación administrativa que no requiere intervención directa del personal de la empresa. - Implantación de documentos.
Facilitamos la integración de nuevos procedimientos o actualizaciones normativas. - Resolución de planes de acción de auditorías.
Si la auditoría de certificación o acreditación detecta no conformidades, asumimos la preparación y seguimiento de los planes de acción hasta su cierre. - Seguimiento bimensual.
Realizamos visitas o reuniones cada dos meses para comprobar el avance del sistema, resolver incidencias y preparar auditorías futuras.
Beneficios para la empresa
- El responsable interno sigue teniendo el control del sistema, pero cuenta con apoyo externo experto.
- Se reduce la carga de trabajo y se mejora la calidad de la documentación.
- Evita retrasos en la resolución de acciones de mejora o no conformidades.
- Aporta seguridad y confianza de cara a auditorías externas.
Esta modalidad está pensada para organizaciones que desean reforzar a su responsable de calidad o medio ambiente sin sustituirlo, asegurando que siempre tenga apoyo técnico de CONSULTORES ISO.
Modalidad C: Mantenimiento Express
El mantenimiento express es la opción ideal para empresas que cuentan con su propio responsable de sistema, pero necesitan una puesta a punto intensiva antes de la auditoría externa.
¿Qué incluye esta opción de mantenimiento ISO?
- Revisión completa del sistema.
Analizamos la situación actual de la documentación y registros. - Actualización de procesos y procedimientos.
Nos aseguramos de que todos los documentos estén alineados con la última versión de la norma aplicable. - Preparación para auditoría.
Simulación de auditoría interna y revisión de posibles hallazgos antes de la visita de la certificadora. - Duración estimada: 3 meses antes de la auditoría.
Es el plazo óptimo para garantizar que el sistema esté preparado y se puedan corregir desviaciones.
Beneficios para la empresa
- Garantiza llegar a la auditoría con el sistema actualizado y ordenado.
- Reduce el riesgo de no conformidades.
- Optimiza recursos al concentrar los esfuerzos en los meses previos.
- Ideal para empresas que mantienen su sistema de manera interna, pero quieren asegurar el éxito de la auditoría.
¿Por qué elegir a CONSULTORES ISO?
- Experiencia multisectorial: Hemos trabajado con empresas de todos los tamaños y sectores.
- Metodología práctica: No creamos burocracia innecesaria, adaptamos el sistema a la realidad de cada organización.
- Flexibilidad: Ofrecemos tres modalidades adaptadas a cada necesidad.
- Compromiso con la mejora continua: No solo mantenemos el sistema, sino que ayudamos a mejorarlo.
- Acompañamiento en todo momento: Desde la elaboración de registros hasta la defensa ante auditores externos.
Preguntas frecuentes (FAQ)
1. ¿Qué norma ISO pueden mantener con estos servicios?
Trabajamos con las principales normas de gestión: ISO 9001 (calidad), ISO 14001 (medio ambiente), ISO 45001 (seguridad y salud), ISO 27001 (seguridad de la información), entre otras.
2. ¿Qué diferencia hay entre las modalidades A, B y C?
- A: Delegación total del sistema en CONSULTORES ISO.
- B: Apoyo parcial al responsable interno.
- C: Puesta a punto express antes de la auditoría.
3. ¿Qué incluye la auditoría interna?
Incluye la planificación, entrevistas, revisión documental, informe final y plan de acciones.
4. ¿Qué pasa si detectan no conformidades?
CONSULTORES ISO elabora y gestiona el plan de acción hasta su cierre.
5. ¿Las visitas son presenciales o pueden ser online?
Se realizan principalmente presenciales “in situ”, aunque también ofrecemos sesiones online cuando sea necesario.
6. ¿Qué periodicidad tienen las visitas?
- Modalidad A: mensual.
- Modalidad B: cada dos meses.
- Modalidad C: intensivo en los tres meses previos a la auditoría.
7. ¿Podemos cambiar de modalidad más adelante?
Sí, nuestros servicios son flexibles y se adaptan a la evolución de la empresa.
8. ¿Qué beneficios aporta externalizar el mantenimiento del sistema?
Reducción de carga de trabajo, mayor seguridad en auditorías, ahorro de tiempo y garantía de cumplimiento normativo.
9. ¿Qué ocurre si el responsable interno de calidad deja la empresa?
En la modalidad A, CONSULTORES ISO asume completamente el rol, evitando interrupciones.
10. ¿Qué coste tienen los servicios?
El coste varía según modalidad y alcance, pero siempre es más económico que asumir sanciones o perder la certificación.
11. ¿Cuánto tiempo se tarda en poner a punto un sistema antes de la auditoría?
Recomendamos iniciar el mantenimiento express con al menos 3 meses de antelación.
12. ¿Ustedes representan a la empresa durante la auditoría externa?
Sí, acompañamos al personal y respondemos a los auditores en lo relativo al sistema.
13. ¿Qué diferencia hay entre certificación y acreditación?
La certificación la otorgan entidades certificadoras; la acreditación es el reconocimiento oficial de la competencia de un organismo.
14. ¿Se necesita contrato anual?
En modalidades A y B se suele formalizar contrato anual; en C se acuerda un servicio puntual de tres meses.
15. ¿Pueden mantener sistemas integrados (calidad, medio ambiente, seguridad)?
Sí, somos especialistas en sistemas integrados de gestión.
16. ¿Qué sucede si la auditoría externa es negativa?
Apoyamos en la corrección de no conformidades y en la preparación de la auditoría de seguimiento.
17. ¿Incluye formación al personal?
Sí, en todas las modalidades ofrecemos capacitación básica para garantizar que el equipo conozca sus responsabilidades.
18. ¿Trabajan solo en España o también en otros países?
Ofrecemos servicios principalmente en España, aunque también trabajamos en modalidad online para empresas de otros países de habla hispana.
19. ¿Qué pasa si la norma ISO cambia de versión?
CONSULTORES ISO adapta el sistema a los nuevos requisitos normativos.
20. ¿Por qué externalizar con CONSULTORES ISO en lugar de hacerlo todo internamente?
Porque garantiza experiencia, ahorro de tiempo, reducción de riesgos y mayor tranquilidad frente a auditorías externas.
Colaboradores para el mantenimiento ISO
Buscamos colaboradores y distribuidores, más información en: https://consultoresiso.es/colaborador-distribuidor-comercial-afiliado-franquicia
¿Necesitas ayuda con el mantenimiento ISO?
Puede obtener más información en: info@consultoresiso.es o en FAQ ENAC o rellenando este formulario.